Réinventez vos réunions avec les neurosciences*
Ces dernières années, les recherches en neurosciences et en sciences cognitives nous ont beaucoup appris sur les conditions qui favorisent l’apprentissage.
Des éclairages particulièrement intéressants pour la formation : comment capter l’attention ? Comment favoriser l’engagement des apprenants ? Comment leur permettre de progresser à partir de leurs erreurs ? Comment consolider ce qui a été appris ?
Mais ces principes pourraient-ils aussi nous aider à concevoir de meilleures réunions ?
Le parallèle est intéressant car une formation comme une réunion, visent à faire réfléchir, confronter des points de vue, encourager le passage à l’action.
Dans les deux cas, la participation active des personnes est essentielle.
Et si nous regardions nos réunions à travers les 4 piliers de l’apprentissage identifiés par Stanislas Dehaene ?
1. L’attention
Nos réunions sont souvent conçues comme si l’attention était une ressource illimitée : une présentation d’une demi-heure, un tour de table qui s’éternise….sans compter les sollicitations simultanées par mail et par sms.
Or, notre cerveau ne peut pas traiter efficacement une multitude d’informations en même temps.
En réunion, on va donc veiller à préserver l’attention et à la recapter régulièrement.
Par exemple, au lieu d’une présentation ininterrompue de 20 minutes suivie d’un temps d’échanges, il est préférable :
👉 de découper sa présentation en courtes séquences de 5 à 7 minutes
👉 de poser des questions
👉 de glisser une anecdote drôle ou surprenante dans son exposé
2. L’engagement actif
Combien de réunions consistent essentiellement à écouter quelqu’un présenter des informations… puis poser la traditionnelle question : « Est-ce que quelqu’un a quelque chose à ajouter ? »
En formation comme en réunion, il ne suffit pas d’écouter. Il faut chercher, réfléchir, faire des liens, produire une réponse.
En réunion, on a donc tout à gagner à faire réfléchir les participants avant de leur demander de prendre la parole.
Par exemple, avant de lancer un tour de table, il est judicieux :
👉 de laisser 2 minutes de réflexion individuelle
👉 d’inviter à noter 2 idées/réflexions individuelles
👉 de proposer un temps d’échanges en binômes de 5 minutes
3. Le retour sur erreur
L’erreur joue un rôle essentiel dans l’apprentissage. C’est le décalage entre ce que l’on pensait savoir et la connaissance correcte qui permet d’apprendre. Plusieurs études ont d’ailleurs montré qu’il est très efficace de multiplier les tests et quiz pour mieux mémoriser.
La transposition entre formation et réunion est plus délicate sur ce point particulier. On peut quand même retenir l’intérêt de laisser la place aux retours d’expérience et aux avis divergents.
Les premiers sont rarement pris en compte au démarrage d’une nouvelle action. Quant aux seconds, ils sont plutôt malvenus. En réunion, nous avons tendance à chercher rapidement l’accord. Or, une décision collective n’est pas forcément meilleure parce qu’elle fait l’unanimité.
Ainsi, avant de considérer qu’un projet fait consensus, il est intéressant :
👉 d’interroger chacun.e sur ses objections éventuelles
👉 de réserver un temps de réflexion à un éventuel scénario catastrophe (« Qu’est-ce qui pourrait faire échouer cette idée ? »)
👉 de prendre en compte les retours d’expériences des uns et des autres
4. La consolidation
Apprendre, ce n’est pas seulement comprendre sur le moment. Il faut aussi consolider ce qui a été appris pour pouvoir le retrouver et l’utiliser plus tard.
En réunion, c’est un peu la même chose.
Nous pouvons avoir eu une excellente discussion… et pourtant quitter la salle sans savoir précisément ce qui a été décidé, ni qui doit faire quoi.
En réunion, on peut donc prendre le temps de consolider la production collective.
En fin de réunion, remplacez le « Tout le monde est d’accord ? » par :
👉 Que retenez-vous de notre réunion/décision ?
👉 Qui fait quoi ?
👉 Quel est le délai attendu ?
Une reformulation qui permet de vérifier que chacun repart avec la même compréhension de ce qui a été décidé.
En conclusion, les neurosciences ne fournissent pas une recette magique pour rendre une réunion efficace.
Mais elles nous donnent des éclairages intéressants sur la façon dont notre cerveau fonctionne lorsqu’il doit traiter des informations, réfléchir, apprendre et mémoriser.
Et ces éclairages peuvent nous amener à questionner certaines habitudes de réunion.
Alors, pour votre prochaine réunion, pourquoi ne pas tester l’un de ces quatre principes ?
*Ce titre est un clin d’œil à l’ouvrage d’Aurélie Van Dijk, Réinventez vos formations avec les neurosciences, ESF sciences humaines, 2019
